中国だけでなく、外国において会社設立、ビザ取得、不動産購入などの各種手続きをされる際には、日本で発行された公文書を外国の各種機関に提出する必要があり、この文書に外務省の証明および、日本にある提出先国の大使館・領事館の領事による認証の取得を要求されることがあります。今回の就業手続きにおける文書の他にも、例えば、中国で日本企業が法人を設立する場合は、株主の証明として「商業登記簿謄本」の提出が求められ、当該文書に外務省証明、大使館・領事館認証が必要となります。この一連の証明は、日本で発行された当該文書が真正に作成されたものであることを表す証明です。
手続きにおいては、まずは公的機関で発行された公文書を外務省に提出し、申請することとなります（私文書の証明においては、外務省に提出する前に管轄の公証役場にて公証人の押印が必要となります）。なお、外務省による証明には、「公印確認」と「アポスティーユ」の2種類があり、「公印確認」とは、大使館・領事館による認証を取得するために事前に必要となる外務省の証明のことを指し、中国に提出する文書はこの「公印確認」となります。一方、「アポスティーユ」とは「外国公文書の認証を不要とする条約」に基づく付箋による外務省証明のことであり、ハーグ条約締結国に対して提出する文書はこの証明となり、「アポスティーユ」を取得することで、大使館・領事館の認証があるものと同等のものとして扱われるのです。
外務省による証明については、証明が必要な文書（発行より3ヶ月以内の原本）、申請書、身分証明書などを持参し外務省に訪問することで、簡単に申請することができ、窓口受取であれば翌営業日には証明済の文書を受領することが可能となります（郵送による手続きも行っています）。
続いて、大使館での認証についても、手続き自体は非常に簡単なものであり、中国大使館の補助機関である中国ビザ申請センターに、外務省にて証明済の文書、身分証明書などを持参し、申請することで認証を取得することができます（以前は中国大使館にて手続きを行っていましたが、2016年より中国ビザ申請センターにて一括して申請を受託しています）。
なお、今回のご質問のケースにおいては、「犯罪経歴証明書」の証明が必要となりますが、「犯罪経歴証明書」は発行された際に封緘された状態で受け取ることとなりますが、証明申請前に開封してしまいますと無効となってしまうため、開封されないようご注意下さい。なお、証明された文書の有効期限は一般的には6ヶ月とされているようです。
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都民銀商務諮詢（上海）有限公司 小原
