＜質問＞
来週、中国現地法人にて「株主会」の開催を予定しております。当該株主会での決議事項に関して「作成・保存すべき資料」についてご教示いただけますでしょうか？

＜回答＞
第一に「株主会決議書」を作成されることを推奨いたします。
会社法（第36～37条）上、「株主会」は「会社の最高意思決定機関であり、会社の経営方針や投資計画の決定、役員の選任、董事会等の報告事項や配当の承認、増資・減資等、会社の合併や解散等の重要事項を決議する権限がある」と規定されております。そのため、一般的に株主会では会社にとって重要な事項を決議することから、実務上、株主会で決議された全ての事項について決議書を作成することを推奨いたします。
上述の重要事項については、株主の全会一致での書面合意がある場合には株主会を開催することなく直接決議を行うことも可能です。また、決議書には全株主の署名・捺印を行うものと規定されています。決議事項について、主管部門への届出手続きを行う際には「株主会決議書」の提出が必要となります。

第二に「株主会議事録」の作成も必要とされております。
会社法（第41条）上、「株主会は、審議した議案の決定について議事録を作成しなければならず、会議に出席した株主は議事録に署名しなければならない」と規定されており、関連する「株主会議事録」を作成し、保管しておくことが必要です。
当該「株主会議事録」は上述の「株主会決議書」と比較し、決議された結果のみならず「株主会の経緯や、開催場所、時間、参加者、議論した具体的な内容、反対意見又は提案内容」等のより詳しい内容について記録することができますので、このような重要な内容を記録し会社で保管することが価値のあるものと考えられます。

以上
綺羅商務諮詢（上海）有限公司　佐藤